De PEPPOL-verplichting : TOLERANTIEPERIODE

Vanaf 1 januari 2026 wordt e-facturatie via het PEPPOL-netwerk verplicht voor álle transacties tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen (“B2B”). Dit betekent dat papieren of niet-gestructureerde digitale facturen (zoals PDF) niet meer aanvaard worden: enkel elektronische facturen in een gestructureerd UBL-formaat, verzonden via het beveiligde PEPPOL-platform, voldoen nog aan de wettelijke eisen.

Wat houdt de PEPPOL-verplichting precies in?

• Verplicht platform: Facturen moeten via het PEPPOL-netwerk worden uitgewisseld. PEPPOL is een beveiligd, internationaal netwerk dat het mogelijk maakt om elektronische documenten gestructureerd en veilig uit te wisselen tussen bedrijven, overheden en hun leveranciers.
• Gestructureerde e-facturen: Facturen moeten voldoen aan een gestandaardiseerd formaat (zoals UBL). Gewone PDF’s, Word-documenten of papieren facturen zijn niet langer rechtsgeldig.
• Registratie en toegang: Ondernemingen moeten zich aansluiten op het PEPPOL-netwerk via een erkende aanbieder (Access Point), zodat ze facturen kunnen verzenden en ontvangen.
• Controle en opvolging: Overheidsdiensten en andere ondernemingen kunnen enkel nog facturen verwerken die aan deze norm voldoen.

Tolerantieperiode begin 2026

De overheid voorziet een tolerantieperiode van drie maanden, tot eind maart 2026. In deze periode worden er geen sancties opgelegd als ondernemingen kunnen bewijzen dat zij tijdig en op een redelijke manier zijn gestart met de verplichte overstap naar e-facturatie via PEPPOL.

Deze tolerantiesituatie geldt bijvoorbeeld:

• Wanneer een onderneming nog niet over de juiste (technische) systemen beschikt om gestructureerde elektronische facturen te verzenden of te ontvangen;
• Wanneer externe software- of dienstverleners de PEPPOL-integratie nog niet volledig op orde hebben.

Dit is geen algemeen uitstel: bedrijven die aantoonbaar voldoende inspanningen leveren om in regel te zijn, krijgen tijdelijk extra tijd zonder boete. De beoordeling of een onderneming effectief voldoende inspanningen heeft geleverd en dus vrijgesteld wordt van sancties, zal geval per geval gebeuren.

Wat moet je nu doen?

• Breng je bedrijfsprocessen en facturatiesoftware tijdig in orde met de nieuwe verplichtingen.
• Zorg voor aansluiting op het PEPPOL-netwerk via een erkend Access Point.
• Informeer je leveranciers en klanten over de overstap.
• Bewaar bewijs van je voorbereidingsinspanningen voor het geval je beroep wil doen op de tolerantieperiode.